金蝶EAS采购系统管理规定

金蝶EAS采购系统管理规定

为规范金蝶EAS采购各环节管理程序,依据采购管理制度,结合公司实际情况,通过制度和金蝶软件的双重管控,特制定本规定。

一、EAS采购系统包括:

采购申请、采购合同、采购订单、采购入库单四个环节。

二、各部门权责:

(一)采购部门:负责录入采购合同,录入、审核采购申请、采购订单,确保采购单据录入、审核及采购到货时间、数量等各环节及时、准确。

1、采购申请、采购订单录入与审核权限分开管理。

2、采购订单必须对交货期限和数量进行管控,采购定单中“不控制数量、不控制时间”的栏目禁止选择“”,依据采购时限在定单中填写“交货日期、交货可提前天数、交货可推后天数”,需要过磅接收的依据合同或招标约定填写“收货欠收比率、收货超收比率”。

3、超期未完成业务规定(超合同有效期或超采购时限):

1)采购申请、采购合同、采购订单在金蝶EAS录入或生成后,未采购或采购数量超期未完成的,采购部门按内部考核办法进行责任追究;

2)采购部门经核实确认属使用部门报送的采购申请不合理,须将具体情况向相关产业部书面汇报,并将已确认不需要采购的业务在系统中手工关闭相关单据。

4、原则上采购订单需通过采购申请单生成,不允许采购员直接录入订单。固定资产、毛鸡、蔬菜等特殊业务由采购部指定专人录入。

5、采购申请、采购合同模块中保存、提交状态的单据3日内完成审核,采购订单中保存、提交状态的单据7日内完成审核。

(二)仓库保管员:严格按采购订单信息收货,确认无误后依据采购定单及实际收货数量生成采购入库单,3日内转财务审核。

(三)监审部:负责检查采购部门各项工作职责履行情况,不按规定执行按标准进行考核。

(四)财务部门:负责检查验证采购部门、保管员及监审部对以上各环节工作职责履行情况,不按规定执行按标准进行考核。

三、责任追究:

1、单据录入、审核不及时或错误,处罚经办人10元/次。

2、采购员不按规定直接录入采购订单的,处罚经办人100元/次、处罚部门负责人30元/次。

3、采购业务超期未完成的,采购部门未进行责任追究、未核实原因向产业部汇报、或已核实不需要采购但未在系统中手工关闭相应单据的,处罚部门负责人50元/次。

4、保管员未按规定收货、生成采购入库单或单据传递滞后,处罚经办人10元/次。

5、监审部对采购部门存在的问题应发现未发现的,处罚部门负责人10元/次。

6、各财务科对金蝶EAS采购系统管理和监管部门有问题未发现的,处罚财务科长10元/次。

7、工作有重大失误或违规违纪,除承担经济损失外,视情节轻重,给予降级、辞退。

四、本规定自2017年7月20日起执行,有类似规章制度或与之相抵触的规定,以本规定为准。

 附:金蝶EAS采购系统管理流程图

 

青岛九联集团

    2017年7月20日

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