集团公司招投标程序管理规定

集团公司招投标程序管理规定

 

为规范公司采购招标议标程序、明确各部门权责,制定以下规定:

一、适用范围:适用于全公司所有需要招投标的采购项目。

二、招标小组:

1、采购部门按照使用部门的采购申请,整理出采购产品的具体技术要求,书面与使用部门确认后;采购部门、使用部门、监审部分别通过各自不同的渠道提前通知供应商。

2、由采购部门、使用部门、监审部组成。由各采购科长上级负责人根据公司有关规定审查是否需要招标,是否具备招标条件,确定招标时间,同时书面告知使用部门分公司经理(设备类设备部经理)、监审部。

3、招标前一天,三部会面,审查是否符合招标条件、决定小组人选、决定组长人选。一般情况下采购两人(采购科长、采购员)使用部门1人、监审部1人。每次招标都必须从采购与使用部门的中层以上人员中选择组长1名,由监审部主持抽签决定,抽中那部由那部经理提名本部人选,但需三部同意。组长不在上述4名组员范围。

4、招标审查是杜绝逢购必标的屏障,招标只是采购的一种方式绝不是唯一方式,因此是否需要招标应由三人按少数服从多数决定。

5、为提高工作效率,必须实行集中招标,可以每周定期集中招标2次,定于每周二、周五,如需临时增加招标,由采购科长书面说明情况,分管上级签批后报监审部批准。

6、正式招标前,采购和使用部门各自通过不同形式拟定招标底价,财务部门给监审部提供以前采购过的同类价格。

7、采购部、使用部门必须通过不同渠道开发供应商,适用于招标的采购,采购部门必须提供3个及以上供应商,使用部门必须提供1个及以上供应商,这两个部门任何一方达不到此条件,立即中止招标;监审部也可以提供供应商。

8、两广九联办事处主任行使分管副总裁职权,饲料公司经理为使用单位负责人。

9、使用部门如同行业采购相同原料,可由分管副总裁决定派一经理代表即可。

三、招标纪律:

1、招标过程保持安静,所有参与招标的人员一律将手机关机(或设置至静音),并统一放置,招标过程中不得拨打或接听手机。

2、除本次招标工作人员及监管人员外,其他任何人员不得进出招标场所。

3、参与招标的任何人员不得以任何理由中途离开现场。

四、招标过程:

1、组长宣布招标纪律。宣读投标公司及选择投标公司来自的部门(要求采购和使用部门至少各提供两家),宣读投标单位资信。

2、采购部门宣读拟采购产品技术要求,采购部门、使用部门、监审部要保证这些技术要求已经通过各自渠道完整的送达投标公司。

3、监审部宣读审查情况,宣布是否有效。

4、开始招投标。

5、组长宣读投标结果。

6、审议投标结果,依据各部门查询的底标及投标单位价格的差异度,举手表决是否有效。

7、投标记录小组5名成员人手一份,各自在记录上签署意见,分别用专用文件袋封存。

8、组长收集送达采购科长,由采购科长出具招标报告,报监审部。

9、所有标书签批记录及材料交审计部审查,无误后交档案室存档备查。

五、权责:

1、采购部门一把手负责:

审核招标议标的合规性、有效性,经审查无问题后结合小组成员意见须在招标记录中签署以下意见:“已审查,本次招标有效,建议选用xxx”如属技术类应进一步征求技术部门意见。属自身权限内批:已审查,本次招标有效,选用xxx。如招标小组意见严重分歧,则签署:由三部经理决定。

送交董事长或分管付总裁的批复。各分管副总裁必须认真检查上述意见的真实性。如事后出现严重后果应承担相当于采购负责人一半责任。签批意见:已审查,同意或不同意。Xxx.。

对于五人小组分歧严重及董事长、副总裁的不同意批示,一律由采购经理召集(采购、审计、使用)三部经理决定最终意见。

由采购科负责与中标客户签订合同。

2、合同审核:

有采购科拟定合同,经使用部门、分管副总裁(或层级领导)、监审部、财务部审核,签署意见,如有异议则书面载明意见并退回给采购科长,分管副总裁确定最后的意见。

六、责任追究:

1、违反本规定第二条:

采购科长未按规定组织三部会商而进入招标程序的,就地免职。

未严格按本规定第二条组织的,处采购科长500元至5000元罚款。

未严格按本规定第二条实施的,各处三部负责人500至5000元罚款。造成严重后果的,免职。

不认真查询拟招标产品市场价格,导致底价明显高于市场价格的,处罚该部负责人500元。

2、违反本规定第三条:罚款1000元,调离岗位,严重者辞退。

3、违反本规定第四条:

组长不按规定履行职务的,罚款1000元、免职。

采购部门未向投标单位详细交底,导致投标单位理解错误,投错标的,罚当事人500元,负责人250元。如属使用部门或技术部门责任,则处罚使用部门当事人、负责人和技术部门负责人。

如果出现审查不严,导致串标现象发生,各罚监审部当事人与负责人2500元、1250元。

投标结果明显高于底标或标价相差极大,而投同意的,调离岗位。

4、违反本规定第五条:

采购科长与监审部经理是监督招标小组是否认真履行职责的双责任人,如招标小组未按或未认真履行职责,不发觉的罚款250元。不处理的罚款2000元。导致严重后果的,免职。

最终决定者(董事长、副总裁、采购负责人)不认真审查各项程序运作质量,有明显不合规的情况而未预发觉,罚款2500元。导致出现严重后果的罚款5000至50000元、降级、降职。

各级审核部门在合同审核中对有异议的未退回给采购科长,对审核部门责任人处罚1000元,严重的免职;对异议未处理的处罚分管副总裁1000元。

 

                                                总裁办

2018年5月1日修改执行